این نوشته یک مطالعهٔ موردی واقعی نیست؛ یک مدل محاسباتی است. اعدادش را از الگویی برداشتهایم که در تیمهای نرمافزاری زیاد دیده میشود، و هدفش این است که تو همین حساب را با اعداد تیم خودت انجام بدهی. جایی که عدد فرض است، صریح گفتهایم.
نقطهٔ شروع: تیم فرضی
یک تیم دوازدهنفرهٔ محصول با این جلسههای هفتگی:
- استندآپ روزانه: ۵ روز × ۱۵ دقیقه × ۱۲ نفر = ۱۵ نفرساعت
- جلسهٔ هفتگی محصول: ۹۰ دقیقه × ۱۲ نفر = ۱۸ نفرساعت
- پلنینگ دوهفتهای: ۱۲۰ دقیقه × ۱۲ نفر ÷ ۲ = ۱۲ نفرساعت
- جلسههای موردی: تخمینی ۱۵ نفرساعت
جمع: حدود ۶۰ نفرساعت در هفته — یعنی معادل یکونیم نفر تماموقت.
هزینهٔ پنهان
عدد بالا فقط زمان داخل جلسه است. دو هزینهٔ دیگر هم هست که معمولاً حساب نمیشوند:
- هزینهٔ قطع تمرکز. پژوهشهای بهرهوری معمولاً بازیابی تمرکز بعد از وقفه را در حد ۱۵ تا ۲۰ دقیقه تخمین میزنند. اگر محافظهکارانه ۱۰ دقیقه بگیریم و هر نفر روزی دو جلسه داشته باشد: ۱۲ نفر × ۲ × ۱۰ دقیقه × ۵ روز ≈ ۲۰ نفرساعت.
- هزینهٔ آمادهسازی و مستندسازی. نوشتن صورتجلسه، ساختن اسلاید، پیگیری بعدی. تخمین محافظهکارانه: ۸ نفرساعت.
جمع کل: حدود ۸۸ نفرساعت در هفته.
کجا قابل بازپسگیری است
حالا سه اهرم، بهترتیب اثرگذاری:
اهرم ۱: حذف جلسههای غیرضروری
اگر از ۱۵ نفرساعت جلسههای موردی، یکسوم واقعاً لازم نباشد — که در بیشتر تیمها هست — ۵ نفرساعت آزاد میشود. معیارهایش را در چه وقتهایی بهتر است جلسه نگذاری آوردهایم.
اهرم ۲: کوچکتر کردن فهرست دعوت
جلسهٔ هفتگی محصول با ۱۲ نفر، معمولاً با ۶ نفر هم به همان تصمیم میرسد؛ بقیه خلاصه را میخوانند. این یعنی ۹ نفرساعت از ۱۸ نفرساعت.
ولی این فقط وقتی عملی است که خلاصهٔ قابلاتکایی وجود داشته باشد. بدون آن، حذف کردن آدمها از جلسه یعنی بیخبر گذاشتنشان.
اهرم ۳: حذف کار مستندسازی
اگر خلاصه، تصمیمها و کارها خودکار استخراج شوند، آن ۸ نفرساعت آمادهسازی و مستندسازی تا حد زیادی آزاد میشود. محافظهکارانه: ۵ نفرساعت.
جمعبندی مدل
۵ + ۹ + ۵ ≈ ۱۹ نفرساعت در هفته برای کل تیم — که تقسیم بر ۱۲ نفر میشود حدود یکونیم ساعت بهازای هر نفر.
عدد «شش ساعت» در عنوان، حالتی است که تیم هر سه اهرم را کامل اجرا کند و جلسههای موردی را جدیتر هرس کند. در عمل، بیشتر تیمها به نیمی از این میرسند — که هنوز عدد قابلتوجهی است.
حالا با اعداد خودت
این محاسبه را برای تیم خودت انجام بده. فقط چهار عدد لازم داری: تعداد نفرات، مجموع ساعت جلسهٔ هفتگی، تعداد وقفههای روزانهٔ هر نفر، و ساعتی که صرف مستندسازی میشود.
احتمالاً از نتیجه تعجب میکنی. و نکتهٔ مهم این است: اهرم دوم و سوم هر دو به یک پیشنیاز وابستهاند — خروجی قابلاتکایی که جای حضور را بگیرد. این دقیقاً کاری است که تحلیل هوشمند جلسات انجام میدهد.