خیلی از تلاشها برای بهتر کردن جلسهها، از جای اشتباهی شروع میشوند. قبل از اینکه بپرسی «چطور این جلسه را بهتر کنم؟» بپرس «این جلسه اصلاً باید برگزار شود؟» — چون هزینهاش را معمولاً دستکم میگیریم.
حساب سرانگشتی هزینه
یک جلسهٔ یکساعته با هشت نفر، هشت نفرساعت مصرف میکند. اما هزینهٔ واقعی بیشتر است: هر کدام از آن هشت نفر، حدود بیست دقیقه قبلش کار عمیق نمیکنند چون میدانند جلسه دارند، و بعدش هم چند دقیقه طول میکشد تا تمرکز برگردد.
یعنی همان جلسهٔ یکساعته عملاً نزدیک دوازده نفرساعت است. اگر هفتهای دو بار برگزار شود، ماهی حدود صد نفرساعت.
این عدد را که ببینی، سؤال «آیا لازم است» جدیتر میشود.
شش حالتی که جلسه اشتباه است
۱. فقط قرار است اطلاعات منتقل شود
اگر یک نفر حرف میزند و بقیه گوش میدهند، این یک سند است که بهشکل ناکارآمدی اجرا شده. سند بنویس. آدمها با سرعت خودشان میخوانند و میتوانند بعداً برگردند سراغش.
۲. تصمیمگیرنده در جلسه نیست
جلسهای که آدم صاحبتصمیمش غایب است، به تصمیم نمیرسد. حداکثر گزارشی تولید میکند برای جلسهٔ بعدی که او هست.
۳. اطلاعات لازم هنوز آماده نیست
«جلسه بذاریم ببینیم چی میشه» یعنی هشت نفر با هم حدس بزنند. اول داده را جمع کن.
۴. دستور جلسه ندارد
اگر نمیتوانی در دو خط بنویسی این جلسه قرار است به چه سؤالی جواب بدهد، هنوز آمادهٔ برگزاریاش نیستی.
۵. جلسهٔ تکراری که موضوعش تمام شده
خیلی از جلسههای تکراری برای مسئلهای گذاشته شدهاند که ماهها پیش حل شده. جلسهٔ تکراری باید تاریخ انقضا داشته باشد.
۶. فقط برای اطمینان خاطر است
«بذار یه هماهنگی بکنیم» گاهی یعنی «مطمئن نیستم اوضاع خوبه». این اضطراب واقعی است ولی جلسه درمانش نیست؛ شفافیت وضعیت درمانش است.
جایگزینها
- سند کوتاه. برای انتقال اطلاعات و تصمیمهای ساده.
- پیام ناهمزمان. برای سؤالی که جواب سریع میخواهد ولی بحث نمیخواهد.
- جلسهٔ کوچکتر. اغلب سه نفر از هشت نفر کافیاند؛ بقیه خلاصه را بخوانند.
- ضبط بهجای حضور. کسی که فقط باید در جریان باشد، لازم نیست یک ساعت بنشیند.
گزینهٔ آخر وقتی عملی است که خلاصهای وجود داشته باشد که در سه دقیقه خوانده شود. این همان چیزی است که تحلیل هوشمند جلسات تولید میکند: تفاوت بین «باید یک ساعت باشی» و «خلاصهاش را بخوان».
وقتی جلسه واقعاً لازم است
انصاف حکم میکند این را هم بگوییم. جلسه در چند حالت واقعاً بهترین ابزار است: وقتی موضوع اختلافبرانگیز است و باید همان لحظه حل شود، وقتی مسئله آنقدر مبهم است که نوشتنش سختتر از گفتنش است، وقتی خبر بدی باید داده شود، و وقتی تیم به همبودن نیاز دارد.
هدف، حذف جلسه نیست. هدف این است که جلسههای باقیمانده واقعاً ارزش وقتشان را داشته باشند. اشتباهات رایج در جلسههای ریموت را جداگانه در هفت اشتباه رایج در جلسههای ریموت نوشتهایم.