بیشتر تلاش‌ها برای بهتر کردن جلسه‌ها از جای اشتباهی شروع می‌شوند. پیش از پرسیدن اینکه چطور این جلسه را بهتر کنیم، باید پرسید آیا این جلسه اصلاً باید برگزار شود. این راهنما توضیح می‌دهد چه زمانی نباید جلسه بگذاریم، شش حالتی که جلسه در آن‌ها ابزار اشتباهی است، جایگزین هرکدام، و حالت‌هایی که جلسه واقعاً بهترین گزینه است.
هزینهٔ یک جلسه چقدر است؟
یک جلسهٔ یک‌ساعته با هشت نفر، هشت نفرساعت مصرف میکند. اما هزینهٔ واقعی بیشتر است، چون هر یک از آن هشت نفر حدود بیست دقیقه پیش از جلسه کار عمیق را شروع نمی‌کند و پس از جلسه هم چند دقیقه طول می‌کشد تا تمرکز برگردد.
با این حساب، همان جلسهٔ یک‌ساعته عملاً نزدیک دوازده نفرساعت است و اگر هفته‌ای دو بار برگزار شود، در ماه حدود صد نفرساعت میشود. مدل کامل این محاسبه در محاسبهٔ هزینهٔ جلسه آمده است.
حالت اول: جلسه فقط برای انتقال اطلاعات است
اگر یک نفر حرف می‌زند و بقیه گوش می‌دهند، این یک سند است که به شکل ناکارآمدی اجرا میشود. سند بنویسید تا افراد با سرعت خودشان بخوانند و بعداً بتوانند به آن برگردند.
نشانهٔ تشخیص ساده است. اگر می‌توانید کل جلسه را بدون از دست دادن چیزی در یک ایمیل بنویسید، همان ایمیل را بفرستید.
حالت دوم: تصمیم‌گیرنده در جلسه نیست
جلسه‌ای که فرد صاحب تصمیم در آن غایب است، به تصمیم نمی‌رسد و حداکثر گزارشی برای جلسهٔ بعدی تولید میکند. اگر تصمیم‌گیرنده نمی‌تواند شرکت کند، یا جلسه را جابه‌جا کنید یا اختیار تصمیم را پیش از جلسه به فرد دیگری بسپارید.
حالت سوم: اطلاعات لازم هنوز آماده نیست
برگزاری جلسه برای اینکه ببینیم چه میشود، یعنی چند نفر با هم حدس بزنند. ابتدا داده را جمع کنید و بعد جلسه بگذارید. جلسه‌ای که بدون داده برگزار شود معمولاً به جلسهٔ دیگری ختم میشود.
حالت چهارم: جلسه دستور جلسه ندارد
اگر نمی‌توانید در دو خط بنویسید این جلسه قرار است به چه سؤالی جواب بدهد، هنوز آمادهٔ برگزاری آن نیستید. نوشتن دستور جلسه معمولاً پنج دقیقه طول می‌کشد و همان پنج دقیقه مشخص میکند جلسه لازم است یا نه.
حالت پنجم: جلسهٔ تکراری که موضوعش تمام شده است
بسیاری از جلسه‌های تکراری برای مسئله‌ای گذاشته شده‌اند که ماه‌ها پیش حل شده است. جلسهٔ تکراری باید تاریخ انقضا داشته باشد و هر سه ماه یک بار بازبینی شود.
یک آزمون ساده این است که جلسه را برای دو هفته لغو کنید و ببینید چه چیزی خراب میشود. اگر چیزی خراب نشد، جواب روشن است.
حالت ششم: جلسه فقط برای اطمینان خاطر است
عبارت «بگذارید یک هماهنگی بکنیم» گاهی یعنی مطمئن نیستم اوضاع خوب است. این نگرانی واقعی است اما جلسه درمانش نیست. چیزی که این نگرانی را برطرف میکند، شفاف‌بودن وضعیت کارهاست، مثلاً یک برد کاری به‌روز یا گزارش کوتاه هفتگی.
جایگزین‌های جلسه کدام‌اند؟
| وضعیت | جایگزین | شرط موفقیت |
|---|---|---|
| انتقال اطلاعات | سند کوتاه | ساختار ثابت و ارسال در زمان مشخص |
| سؤال سریع | پیام ناهمزمان | مشخص‌بودن مخاطب و مهلت پاسخ |
| تصمیم با چند نفر | جلسهٔ کوچک‌تر | ارسال خلاصه به بقیه |
| در جریان ماندن | خواندن خلاصهٔ جلسه | وجود خلاصه‌ای که در سه دقیقه خوانده شود |
گزینهٔ آخر وقتی عملی است که خلاصه‌ای قابل‌اتکا وجود داشته باشد. بدون آن، حذف افراد از جلسه یعنی بی‌خبر گذاشتن آن‌ها. تحلیل هوشمند جلسات همین خلاصه را تولید میکند.
چه زمانی جلسه واقعاً بهترین ابزار است؟
جلسه در چهار حالت بهترین گزینه است. وقتی موضوع اختلاف‌برانگیز است و باید همان جلسه حل شود، وقتی مسئله آنقدر مبهم است که نوشتنش سخت‌تر از گفتنش است، وقتی خبر بدی باید داده شود، و وقتی تیم به هم‌بودن نیاز دارد.
هدف حذف جلسه نیست. هدف این است که جلسه‌های باقی‌مانده واقعاً ارزش زمانشان را داشته باشند. اشتباه‌های رایج در اجرای جلسه‌های آنلاین را در هفت اشتباه رایج در جلسه‌های آنلاین آورده‌ایم.
چطور دعوت به جلسه را مؤدبانه رد کنیم؟
رد کردن دعوت وقتی راحت‌تر است که با پیشنهاد جایگزین همراه باشد. سه قالب کوتاه که در عمل جواب می‌دهند:
- درخواست دستور جلسه: «برای اینکه آماده بیایم، میشود بنویسید این جلسه قرار است به چه سؤالی جواب بدهد؟» در بسیاری از موارد، همین سؤال جلسه را به یک پیام تبدیل میکند.
- پیشنهاد جایگزین کتبی: «نظرم را همین حالا می‌نویسم و اگر بعدش ابهامی ماند، جلسه بگذاریم.»
- حضور جزئی: «برای بخش مربوط به من در ربع ساعت اول هستم و بعد ادامهٔ جلسه را با خلاصه دنبال می‌کنم.»
چک‌لیست تصمیم دربارهٔ برگزاری جلسه
پیش از فرستادن دعوت، چهار سؤال را پشت سر هم بپرسید. اگر جواب هر چهار مثبت نبود، جلسه را نگذارید:
- سؤال مشخصی هست؟ جلسه باید به یک سؤال روشن جواب بدهد، نه به یک موضوع کلی.
- تصمیم‌گیرنده حاضر است؟ بدون او، جلسه فقط گزارش تولید میکند.
- اطلاعات لازم آماده است؟ داده باید پیش از جلسه جمع شده باشد.
- گفت‌وگو لازم است؟ اگر پاسخ با یک پیام کتبی هم به دست می‌آید، جلسه ابزار گران‌تری است.
جمع‌بندی
پیش از هر دعوت، دو سؤال بپرسید. این جلسه به چه سؤالی جواب می‌دهد و آیا تصمیم‌گیرنده حاضر است. اگر جواب هر دو روشن نیست، جلسه را نگذارید. برای شروع، تقویم هفتهٔ گذشته را باز کنید و همین دو سؤال را روی جلسه‌های تکراری اجرا کنید.
سؤالات متداول
چطور یک جلسهٔ تکراری را بدون ناراحتی لغو کنیم؟
بهجای لغو دائمی، دو هفته تعلیقش کنید و اعلام کنید که اگر مشکلی پیش آمد دوباره برگزار میشود. این کار مقاومت را کم میکند و معمولاً جلسه هرگز برنمیگردد.
اگر مدیر اصرار به برگزاری جلسه داشته باشد چه کنیم؟
دستور جلسه و تصمیم موردنظر را بپرسید. اگر جواب مشخصی وجود نداشت، پیشنهاد کنید همان اطلاعات به‌صورت گزارش کوتاه ارسال شود و جلسه فقط در صورت ابهام برگزار شود.
جلسهٔ ناهمزمان یعنی چه؟
یعنی بهجای گردهمآمدن در یک ساعت مشخص، هر نفر در زمان خودش نظرش را در یک سند یا کانال متنی مینویسد. برای تیمهای پراکنده در منطقههای زمانی مختلف مناسبتر است.
حداقل تعداد افراد یک جلسه چند نفر است؟
هرکس که در تصمیم نقش دارد باید حاضر باشد و بقیه نه. قاعدهٔ عملی این است که اگر کسی در کل جلسه چیزی نمی‌گوید و تصمیمی نمی‌گیرد، خلاصه برایش کافی است.
چطور بفهمیم جلسه‌های تیم زیاد است؟
نسبت ساعت جلسه به ظرفیت کاری تیم را حساب کنید. اگر بیش از سی درصد باشد، ساختار تقویم مشکل دارد، نه سرعت افراد.
