بیشتر تیمها جلسهٔ ریموت را همان جلسهٔ حضوری فرض میکنند که فقط از پشت وبکم برگزار میشود. این فرض، منشأ تقریباً همهٔ مشکلات است. جلسهٔ آنلاین قواعد خودش را دارد.
۱. همان مدتزمان حضوری
یک جلسهٔ حضوری یکساعته، آنلاین بیش از حد طولانی است. حفظ تمرکز پشت صفحه سختتر است: نشانههای غیرکلامی کمترند و ابزارهای حواسپرتی یک کلیک فاصله دارند.
قاعدهٔ عملی: هر جلسهٔ ریموت را نسبت به معادل حضوریاش کوتاهتر بگیر. اگر واقعاً یک ساعت لازم است، وسطش پنج دقیقه استراحت بگذار.
۲. دعوت کردن همه
در جلسهٔ حضوری، هزینهٔ حضور آشکار است — باید بلند شوی و بروی. آنلاین، دعوت کردن یک نفر اضافه هیچ اصطکاکی ندارد. نتیجهاش جلسههای دوازدهنفرهای است که سه نفر در آن حرف میزنند.
هر نفر اضافه، جلسه را کندتر میکند. اگر کسی فقط باید در جریان باشد، خلاصه برایش کافی است.
۳. دستور جلسهای که فرستاده نشده
در جلسهٔ حضوری میشود چند دقیقهٔ اول را صرف هماهنگی کرد. آنلاین، آن چند دقیقه به ده دقیقه تبدیل میشود. دستور جلسه باید قبلش فرستاده شود، حتی اگر دو خط باشد.
۴. سکوت را با موافقت اشتباه گرفتن
آنلاین، قطع کردن حرف دیگری از نظر فنی سخت است — تأخیر شبکه باعث میشود دو نفر همزمان شروع کنند و هر دو عقب بکشند. آدمهای کمحرفتر عملاً حذف میشوند.
راهحل ساده است: بهجای «کسی حرفی نداره؟» مستقیم اسم ببر. «نازنین، نظر تو چیه؟»
۵. دوربین خاموش برای همه
این یکی دو طرف دارد و بستگی به جلسه دارد. برای جلسهای که در آن اختلاف نظر حل میشود یا خبر حساسی داده میشود، دیدن چهره واقعاً کمک میکند. برای مرور وضعیت هفتگی، اجبار به روشن بودن دوربین فقط خستگی اضافه میکند.
قاعده را از قبل روشن کن، بهجای اینکه هر جلسه سر آن مکث شود.
۶. یادداشتبردار داشتن
کسی که یادداشت مینویسد، در جلسه شرکت نمیکند. آنلاین این بدتر است، چون همان یک نفر معمولاً باید مدیریت جلسه را هم بکند.
این وظیفه باید از دوش آدمها برداشته شود، نه اینکه بین آنها چرخانده شود.
۷. تمام کردن بدون جمعبندی
در جلسهٔ حضوری، چند دقیقهٔ بعد از جلسه — موقع بیرون رفتن — بخشی از جمعبندی است. آنلاین، پنجره بسته میشود و همه به کار دیگری میروند. هیچ لحظهٔ مشترکی برای «پس قرار شد…» وجود ندارد.
دو دقیقهٔ آخر را برای این نگه دار: چه تصمیمی گرفتیم، چه کسی چه کاری میکند، تا کِی.
مشکل مشترک هر هفت مورد
اگر دقت کنی، بیشتر اینها دربارهٔ یک چیزند: در جلسهٔ ریموت، هزینهٔ ثبت و هماهنگی بالاتر است و آدمها از زیرش در میروند. اضافه کردن انضباط بیشتر معمولاً جواب نمیدهد؛ کم کردن هزینه جواب میدهد.
وقتی خلاصه، تصمیم و فهرست کارها خودشان از جلسه بیرون بیایند، مورد ۶ و ۷ خودبهخود حل میشوند و مورد ۲ عملی میشود. تحلیل هوشمند جلسات دقیقاً همین کار را میکند.
و قبل از همهٔ اینها، این سؤال را بپرس: آیا این جلسه اصلاً لازم است؟