در بسیاری از تیم‌ها، جلسهٔ هفتگی محصول با یک فایل ارائه شروع میشود که کسی ساعت‌ها وقت گذاشته تا بسازدش، و بخش زیادی از آن زمان صرف چیدمان و رنگ شده است نه صرف فکرکردن. این راهنما یک قالب جایگزین برای جلسهٔ هفتگی محصول معرفی میکند که با یک سند یکصفحهای اجرا میشود و توضیح می‌دهد این روش کجا جواب می‌دهد و کجا نه.
مشکل اسلاید در جلسهٔ داخلی چیست؟
اسلاید ذاتاً اطلاعات را کم میکند. هر چیزی که در یک بولت جا نشود حذف میشود و معمولاً همان چیزی است که باید درباره‌اش بحث شود. نتیجه این است که جلسه دربارهٔ نسخهٔ خلاصه‌شدهٔ واقعیت برگزار میشود.
هزینهٔ دوم، زمان ساخت است. ساختن یک ارائهٔ بیست‌اسلایدی برای جلسه‌ای که هفتهٔ بعد تکرار میشود، هر هفته چند ساعت از وقت یک نفر را می‌گیرد و این زمان در هیچ محاسبه‌ای دیده نمی‌شود.
جایگزین اسلاید چیست؟
یک سند یکصفحهای که پیش از جلسه فرستاده میشود و پنج دقیقهٔ اول جلسه صرف خواندن آن میشود، در سکوت. خواندن دسته‌جمعی در ابتدای جلسه در نگاه اول عجیب به نظر می‌رسد اما دو مشکل را حل میکند. تضمین میکند همه واقعاً سند را خوانده‌اند و کسی که نخوانده مجبور نیست وانمود کند.
پردهٔ خاموش و سند یکصفحهای روی میز، شکل عملی این قالب است.
قالب سند یکصفحهای جلسهٔ محصول
| بخش | محتوا | طول |
|---|---|---|
| وضعیت | چه چیزی این هفته تحویل شد، چه چیزی عقب افتاد، چه چیزی خراب شد | سه خط |
| عددها | سه تا پنج عدد ثابت که هر هفته تکرار می‌شوند | یک جدول کوچک |
| تصمیم‌های این جلسه | به شکل سؤال، مثلاً آیا انتشار به هفتهٔ چهارم موکول شود | دو تا چهار سؤال |
| موارد گیرکرده | کارهایی که متوقف‌اند و به کمک نیاز دارند | فهرست کوتاه |
| هفتهٔ بعد | تمرکز اصلی هفتهٔ پیش رو | دو تا سه خط |
اگر سند از یک صفحه بیشتر شد، چیزی را که به بحث نیاز ندارد حذف کنید. بخش تصمیمها در واقع همان دستور جلسه است و ترتیب بحث را مشخص میکند.
چرا عددها باید ثابت بمانند؟
تغییر عددها نسبت به هفتهٔ قبل مهم‌تر از مقدار مطلقشان است. اگر هر هفته عدد تازه‌ای اضافه شود، روند از بین می‌رود و مقایسه ممکن نیست. سه تا پنج عدد ثابت انتخاب کنید و فقط وقتی تغییرشان دهید که معیار واقعاً عوض شده باشد.
همین منطق پشت ثابت‌ماندن ساختار سند هم هست. وقتی سند هر هفته یک شکل باشد، خواننده می‌داند کجا را نگاه کند. ارائه‌ای که هر بار متفاوت است، هر هفته خواننده را از صفر شروع میکند.
جلسه با این قالب چطور اجرا میشود؟
- پنج دقیقهٔ اول: همه سند را در سکوت می‌خوانند و نظرهایشان را در حاشیه می‌نویسند.
- بیست تا سی دقیقه: فقط سؤال‌های بخش تصمیمها بررسی می‌شوند، به ترتیب اهمیت.
- ده دقیقه: موارد گیرکرده و تعیین مسئول برای رفع هرکدام.
- پنج دقیقهٔ آخر: مرور تصمیم‌های گرفته‌شده و کارهایی که تعیین شد.
این ساختار جلسه را حدود یک ساعت نگه می‌دارد و مهم‌تر از آن، تضمین میکند بحث روی تصمیمها متمرکز بماند نه روی گزارش وضعیت.
سند ورودی جلسه است یا خروجی آن؟
سند یکصفحهای ورودی جلسه است. خروجی، تصمیم‌هایی است که گرفته شد و کارهایی که تعیین شد و این‌ها باید جداگانه ثبت شوند.
اگر نویسندهٔ سند مجبور باشد بعد از جلسه صورت‌جلسه هم بنویسد، بخشی از صرفه‌جویی از بین می‌رود. قالب پیشنهادی برای ثبت خروجی در قالب صورت‌جلسه آمده است و راوی همین ساختار را به‌صورت خودکار از خود گفت‌وگو بیرون میکشد.
این روش کجا مناسب نیست؟
این قالب برای جلسهٔ داخلی تیم است. برای ارائه به سرمایه‌گذار، مشتری یا هیئت‌مدیره، اسلاید همچنان ابزار درستی است، چون هدف آنجا انتقال دقیق اطلاعات به تیمی آشنا نیست بلکه روایت‌کردن برای مخاطبی است که بافت ندارد.
تفاوت را نگه دارید. مشکل خود اسلاید نیست، بلکه استفاده از ابزار ارائه برای کاری است که به سند نیاز دارد.
نمونهٔ پرشدهٔ سند یکصفحهای
برای اینکه قالب انتزاعی نماند، یک نمونه از جلسهٔ هفتگی یک تیم محصول:
| بخش | نمونهٔ محتوا |
|---|---|
| وضعیت | نسخهٔ ۲٫۴ منتشر شد. مهاجرت پایگاه داده یک هفته عقب افتاد. گزارش خطای ورود کاربران از سه‌شنبه بیشتر شده است. |
| عددها | کاربران فعال هفتگی، نرخ تکمیل ثبت‌نام، میانگین زمان پاسخ پشتیبانی، تعداد خطاهای ثبت‌شده |
| تصمیمها | آیا مهاجرت پایگاه داده به اسپرینت بعد منتقل شود؟ آیا ثبت‌نام با ایمیل هم اضافه شود؟ |
| گیر کرده | تست بار روی محیط آزمایشی به دسترسی زیرساخت نیاز دارد. |
| هفتهٔ بعد | تمرکز روی رفع خطای ورود و آماده‌سازی مهاجرت. |
نوشتن این سند چقدر طول میکشد؟
اگر عددها از داشبورد موجود خوانده شوند، نوشتن کل سند حدود بیست تا سی دقیقه طول میکشد. کلید کوتاه‌ماندن این زمان، ثابت‌بودن ساختار است. وقتی هر هفته همان پنج بخش پر میشود، نویسنده دربارهٔ شکل سند تصمیم نمی‌گیرد و فقط محتوا را به‌روز میکند.
اگر نوشتن سند بیش از یک ساعت طول میکشد، معمولاً یکی از دو مشکل وجود دارد. یا عددها به‌صورت خودکار در دسترس نیستند و جمع‌آوری دستی لازم است، یا بخش وضعیت به گزارش مفصل تبدیل شده که جایش در سند هفتگی نیست.
جمع‌بندی
برای هفتهٔ آینده یک بار امتحان کنید. سند یکصفحهای را یک روز قبل بفرستید، جلسه را با پنج دقیقه خواندن در سکوت شروع کنید و فقط سؤال‌های تصمیم را بحث کنید. اگر جلسه زودتر تمام شد، همان زمان آزادشده نتیجهٔ آزمایش است.
سؤالات متداول
جلسهٔ هفتگی محصول چقدر باید طول بکشد؟
برای تیمهای کوچک و متوسط، حدود یک ساعت کافی است. اگر جلسه مرتب طولانیتر میشود، معمولاً دلیلش ورود گزارش وضعیت به جلسه است، که جایش در سند پیش از جلسه است.
چه کسی باید سند یکصفحهای را بنویسد؟
مسئول محصول یا کسی که جلسه را اداره میکند. نوشتن این سند حدود بیست تا سی دقیقه طول میکشد، که بهمراتب کمتر از ساخت یک ارائه است.
اگر اعضای تیم سند را از قبل نخوانند چه کنیم؟
همین دلیل وجود پنج دقیقهٔ خواندن در ابتدای جلسه است. اجبار به خواندن پیش از جلسه معمولاً جواب نمی‌دهد و خواندن مشترک این مشکل را حل میکند.
آیا این روش برای تیمهای دورکار هم کار میکند؟
بله و حتی مناسبتر است، چون سند مکتوب برای افراد در منطقههای زمانی متفاوت هم قابل استفاده است. کسی که در جلسه نیست، سند و خروجی تصمیمها را میخواند.
عددهای جلسهٔ محصول را از کجا بیاوریم؟
از همان ابزارهایی که تیم روزانه استفاده میکند. نکتهٔ مهم این است که تهیهٔ این عددها نباید بیش از چند دقیقه طول بکشد، وگرنه سند به همان مشکل ارائه دچار میشود.
